La gestion des départs d’employés est un aspect essentiel du rôle des Ressources humaines (RH). Que ce soit en raison de démissions, de fins de contrat ou de changements de carrière, il est crucial de veiller à ce que chaque transition se déroule en douceur et de manière professionnelle. Pour vous aider à réussir cette étape cruciale, voici la liste ultime des 14 éléments clés à effectuer lors d’un départ d’employé. Suivez ces étapes pour une transition harmonieuse et respectueuse, tout en préservant la culture d’entreprise et les relations professionnelles.

Évaluer les départs attendus

Il est essentiel de savoir à l’avance quels employés prévoient de quitter l’entreprise. Collectez les informations sur les départs attendus pour mieux anticiper les besoins en recrutement et en remplacement. À cet effet, il faut impérativement bien identifier les démissions, les fins de contrat et les changements de carrière prévus.

• Demandez aux gestionnaires de signaler tout départ prévu pour une planification efficace.

• Vérifier les qualifications et les besoins du personnel en place

Planifier la transmission des responsabilités

Pour assurer une transition en douceur, identifiez les employés aptes à prendre la relève et assurez-vous qu’ils possèdent les compétences et connaissances nécessaires pour assumer les responsabilités du poste.

• Identifiez les employés internes qui pourraient être de bons candidats pour le poste vacant.

• Établissez un plan de formation si nécessaire.

Mettre à jour la documentation RH

Afin de ne rien oublier concernant la paperasse, il faut également mettre à jour les dossiers fiscaux, les contrats de travail, les dossiers de paie, les avantages sociaux, etc.  Pour ce faire, assurez-vous de mettre à jour tous les documents RH concernant l’employé qui part, y compris les informations fiscales, les contrats de travail et les avantages sociaux.

• Vérifiez et mettez à jour les dossiers RH avant le départ de l’employé.

• Faites vérifier votre liste ou votre procédure de départ par le département comptable.

Prévoir des entretiens de départ

Les entretiens de départ permettent de comprendre les raisons du départ et d’obtenir des commentaires constructifs pour améliorer les pratiques RH. Pour ce faire, proposer des entretiens de départ aux employés qui quittent l’entreprise afin de recueillir leurs commentaires ou autres informations utiles aux gestionnaires.

• Planifiez des entretiens de départ pour obtenir des retours précieux sur l’expérience des employés.

• Améliorez l’expérience employée pour tout le cycle de son travail au sein de votre entreprise.

Communiquer avec l’équipe

La communication transparente avec l’équipe est essentielle pour rassurer les employés restants et les tenir informés des changements.

• Organisez une réunion d’équipe pour discuter des départs et des plans de transition.

• Informez l’équipe des départs prévus et des plans de transition.

• Avisez tous les autres employés de manière professionnels

Récupérer les biens de l’entreprise

Veillez à ce que l’employé qui part restitue tous les biens de l’entreprise, tels que les ordinateurs, les téléphones, les badges, etc.

• Assurez-vous que l’employé restitue tout matériel appartenant à l’entreprise.

• Dressez une liste de contrôle pour récupérer tous les biens de l’entreprise.

• Travaillez de concert avec le département informatique

Révoquer l’accès aux systèmes et données

Pour des raisons de sécurité, il faut révoquer l’accès de l’employé aux systèmes et aux données confidentielles.

• Assurez-vous de révoquer tous les accès de l’employé au système avant son départ.

• Travaillez de concert avec le département informatique afin de valider vos processus.

• Annulez l’accès de l’employé aux systèmes informatiques et aux données sensibles

Fermer les comptes et informations

Fermez les comptes de courriel et d’accès à toutes les plates-formes internes de l’entreprise. Vérifiez que tous les comptes de courriel et d’accès à des plateformes internes sont fermés pour prévenir tout accès non autorisé.

• Fermez tous les comptes et accès de l’employé sortant dans les systèmes de l’entreprise.

• Ajoutez les messages de départ automatique ou transférez les courriels.

• Transférez les accès aux différents systèmes aux personnes-ressources.

Paiement et avantages sociaux

Afin d’éviter des recours inutiles, assurez-vous que l’employé reçoit le paiement de ses heures travaillées, des congés non pris, etc.  Bref, vérifiez que l’employé sortant reçoit tous les paiements et les avantages sociaux qui lui sont dus. Vérifiez également les indemnités de départ possible qui peuvent être stipulé à son contrat de travail.

• Veillez à ce que le paiement et les avantages sociaux soient traités sans délai.

• Travaillez de concert avec le service de comptabilité pour plus de fluidité.

Fournir la documentation de départ

Remettre à l’employé les documents liés à son départ, tels que la lettre de recommandation, le certificat de travail, etc.  À cet effet. Fournissez à l’employé tous les documents nécessaires liés à son départ, comme une lettre de recommandation ou un certificat de travail. Rappelez aux employés sortants les engagements stipulés à son contrat de travail en termes de partage non autorisé de données aux autres éléments sensibles.

• Préparez tous les documents de départ à remettre à l’employé sortant.

• Révisez les éléments sensibles liés au départ de l’employé.

Organiser des adieux et remerciements

Organiser un adieu chaleureux pour l’employé en reconnaissance de ses contributions.

• Organisez un adieu respectueux pour montrer votre appréciation envers l’employé sortant et lui souhaiter bonne chance dans ses projets futurs.

• Préparez une cérémonie d’adieu pour remercier l’employé pour sa contribution à l’entreprise.

Planifier des entretiens de sortie

Les entretiens de sortie fournissent des informations précieuses sur les raisons du départ et sur les opportunités d’amélioration pour l’entreprise.

• Planifiez des entretiens de sortie avec les employés partant pour obtenir des commentaires constructifs.

• Organisez des entretiens de sortie pour tirer des leçons importantes pour l’avenir.

Clôture des dossiers des employés

Assurez-vous que tous les dossiers de l’employé sortant sont correctement archivés pour des raisons de confidentialité et de conformité.

• Archivez tous les documents liés à l’employé et fermez son dossier dans les archives de l’entreprise.

• Vérifiez que tous les dossiers ont été archivés de manière appropriée.

Mettre à jour les registres

Mettre à jour les registres internes pour refléter le départ de l’employé et son statut de départ. Pour ce faire ;

• Assurez-vous que tous les registres sont à jour et que le statut de départ de l’employé est clairement enregistré.

À retenir

En suivant cette liste complète, les Ressources humaines peuvent gérer avec succès chaque départ d’employé, en assurant une transition sans heurts pour l’entreprise tout en préservant une relation professionnelle positive. Chaque étape est conçue pour faciliter le départ de l’employé tout en garantissant une gestion efficace des processus RH. Suivez ces éléments clés pour des départs d’employés réussis et pour maintenir une culture d’entreprise solide. Bref, en prenant soin de chaque détail, vous contribuez à créer une transition harmonieuse pour les employés qui partent, tout en préservant la dynamique et l’équilibre au sein de votre organisation. Bonne gestion des départs